Conditions générales d’utilisation et d’abonnement

L’Exploitant est la société indiquée dans les mentions légales, qui exploite le service.

Ces conditions régissent l’utilisation de Clubby par les entreprises et autres clients professionnels ainsi que par leurs utilisateurs. Elles sont acceptées à l’inscription et à chaque nouvelle version (chiffres 20 et 23).

L’ensemble du site est sauvegardé chaque jour. Les sauvegardes quotidiennes sont hébergées par défaut chez Infomaniak (destination paramétrable par l’Exploitant) et conservées 7 jours. Elles sont chiffrées par défaut ; une sauvegarde non chiffrée n’est produite que sur décision explicite de l’Exploitant. Les données saisies depuis la dernière sauvegarde peuvent être perdues en cas d’incident ; nous n’en sommes pas responsables. Exportez régulièrement vos données.

1. Objet et clientèle

Clubby est un logiciel en ligne de gestion de clubs sportifs et d’associations (membres et catégories, cotisations et factures avec QR-facture suisse, suivi des paiements, événements et inscriptions, messages aux membres, espace personnel des membres). Il ne fournit aucun conseil juridique, fiscal ou comptable et ne remplace pas une comptabilité. Les fonctions disponibles dépendent du forfait du club et peuvent évoluer. Le service est destiné aux clubs, associations et autres organisations, qui l’utilisent pour leur activité ; il n’est pas destiné aux consommateurs pour un usage privé. En s’inscrivant, le client confirme agir pour le compte de son club ou de son organisation. L’Exploitant peut mettre fin avec effet immédiat au contrat d’une personne qui s’est inscrite à des fins privées. Les dispositions impératives protégeant les consommateurs demeurent réservées.

2. Compte et accès

Le client désigne un administrateur et des utilisateurs. Il est responsable de la confidentialité des identifiants, des actions effectuées avec ses comptes et de la révocation des accès de ses collaborateurs. Un compte est réservé aux personnes de l’organisation du client ; il ne peut pas être partagé avec des tiers. Toute utilisation abusive ou suspecte doit être signalée sans délai.

3. Forfaits, prix et paiement

Les forfaits, leurs prix et leurs limites sont ceux affichés sur la page des tarifs au moment de la souscription. Les abonnements payants sont réglés d’avance par l’intermédiaire du prestataire de paiement Stripe et se renouvellent automatiquement jusqu’à leur résiliation. Les montants déjà payés ne sont pas remboursés, même au prorata. Le service est réservé aux professionnels et commence dès le paiement : il n’y a pas de droit de rétractation, sauf lorsque l’Exploitant le propose au moyen d’un code promotionnel dédié communiqué à l’inscription, selon le chiffre 30. La résiliation est possible à tout moment, sans remboursement de la période en cours. L’Exploitant peut modifier les prix et les limites ; toute modification défavorable au client est annoncée au moins 30 jours à l’avance par e-mail à l’administrateur et dans l’application, et ne s’applique qu’à partir de la période suivante. Le client qui ne l’accepte pas peut résilier avant cette date (chiffre 15) : il ne paie alors jamais le nouveau prix. Un abonnement peut être offert par l’Exploitant, pour une durée limitée ou non, et prend fin selon les règles indiquées lors de l’offre.

4. Obligations du club

Le club est seul responsable des données qu’il saisit et des documents qu’il émet : identité et coordonnées des membres, montants des cotisations, références et données de paiement QR, IBAN, délais, envoi aux destinataires. Il vérifie les factures avant de les envoyer. Il respecte le droit applicable, en particulier ses statuts, le droit des associations et la protection des données de ses membres, pour lesquels il agit comme responsable du traitement.

5. Contenu du club

Le club est seul responsable des données, textes, documents et fichiers qu’il saisit, importe ou transmet au moyen de l’application (notamment membres, catégories, factures, événements, logos et e-mails), ainsi que de leur exactitude, de leur licéité et des droits nécessaires, en particulier la protection des données de ses membres. L’Exploitant n’en vérifie pas le contenu et n’en assume aucune responsabilité, dans les limites du droit impératif ; il peut supprimer ou bloquer tout contenu manifestement illicite ou signalé comme tel. Le club relève l’Exploitant de toute prétention de tiers liée à ce contenu (voir aussi le chiffre 13, Garantie du client).

6. Conservation légale

Les factures et pièces comptables doivent être conservées par le client pendant la durée légale (en principe dix ans, art. 958f CO). Clubby facilite cette conservation mais n’en assume pas l’obligation : le client conserve ses propres copies (PDF, exports CSV et ZIP) sur un support dont il a la maîtrise.

7. Sauvegardes

L’ensemble du site — base de données et fichiers de toutes les sociétés (documents, PDF, images) — est sauvegardé automatiquement chaque jour. Les sauvegardes quotidiennes sont hébergées par défaut chez Infomaniak ; l’Exploitant peut paramétrer une autre destination. Elles sont conservées 7 jours, puis supprimées. Elles sont chiffrées par défaut. Une sauvegarde non chiffrée n’est produite que sur décision explicite de l’Exploitant. En cas d’incident, de panne, d’erreur ou d’attaque, les données sont restaurées dans l’état de la dernière sauvegarde disponible. Les données saisies, modifiées, importées ou reçues depuis cette dernière sauvegarde peuvent être définitivement perdues. Dans toute la mesure permise par le droit applicable, l’Exploitant n’est pas responsable de cette perte ni de ses conséquences ; il appartient au client de ressaisir les données concernées et d’effectuer ses propres exports aussi souvent que son activité l’exige. Les sauvegardes servent à la remise en état de l’ensemble du service ; elles ne constituent pas une archive mise à la disposition du client, qui ne peut pas en demander la restitution élément par élément, et l’Exploitant n’est pas tenu de restaurer isolément les données d’une société ou une version antérieure d’un document. Les sauvegardes sont une mesure de sécurité de l’Exploitant ; aucune présentation commerciale du service (notamment « fiable », « sécurisé » ou « hébergé en Suisse ») ne garantit l’absence de perte de données.

8. Disponibilité, interruptions et maintenance (« best effort »)

Les bugs, dysfonctionnements, interruptions et indisponibilités du service, planifiés ou non, sont traités par l’Exploitant selon le principe du meilleur effort (« best effort », obligation de moyens) : l’Exploitant ne prend aucun engagement de disponibilité, de taux de disponibilité, de délai de réponse ni de délai de résolution, et n’assume aucune obligation de résultat. Les corrections et les remises en service sont effectuées aussi rapidement que cela est raisonnablement possible, sans délai déterminé. Des maintenances, mises à jour, incidents techniques ou interventions de sécurité peuvent interrompre temporairement tout ou partie du service ; les maintenances planifiées sont annoncées à l’avance lorsque cela est possible. Sauf disposition légale impérative contraire, les interruptions et les bugs ne donnent droit à aucune indemnité, à aucun avoir ni à aucun remboursement. Après un incident, les données sont remises en état à partir des sauvegardes décrites au chiffre 7. Le support et la résolution des bugs sont réglés au chiffre 9 et la responsabilité de l’Exploitant au chiffre 11 ; la responsabilité pour dol et faute grave (art. 100 al. 1 CO) est réservée.

9. Support et résolution des bugs (« best effort »)

La résolution des bugs et des autres problèmes (anomalies, incidents, demandes de support, y compris les anomalies détectées automatiquement par l’application) est assurée selon le principe du meilleur effort (« best effort basis ») : l’Exploitant s’efforce d’y remédier aussi rapidement que cela est raisonnablement possible, sans délai déterminé, selon leur nature et les ressources disponibles, sans aucune garantie de résultat, de délai ni de disponibilité. Sauf accord écrit séparé, aucun niveau de service ni aucun délai d’accusé de réception, de réponse, de correction ou de résolution n’est garanti, et aucune obligation de résultat n’est assumée pour la résolution d’un ticket.

10. Sécurité et fuite de données

L’Exploitant met en œuvre des mesures de sécurité raisonnables (connexions chiffrées, contrôle des accès, journalisation, sauvegardes quotidiennes chiffrées). Aucun système n’étant totalement à l’abri d’une attaque, d’une erreur ou d’une défaillance, une fuite, une perte ou un accès non autorisé aux données ne peut jamais être exclu. Dans toute la mesure permise par le droit applicable, l’Exploitant n’en répond pas, sauf faute intentionnelle ou négligence grave de sa part. En cas de violation de la sécurité des données, il en informe le client dans les meilleurs délais.

11. Exclusion et limitation de responsabilité

Dans toute la mesure permise par le droit impératif, l’Exploitant décline toute responsabilité, quelle qu’en soit la cause ou la nature, notamment pour les dommages directs ou indirects, consécutifs ou immatériels, la perte de données (y compris entre deux sauvegardes), de gain, de clientèle ou d’exploitation, les interruptions, retards ou erreurs du service, les erreurs de calcul, de numérotation, de TVA ou de contenu des documents, les e-mails non remis, les contenus saisis par le client et les actes de tiers (hébergeur, prestataire de paiement, fournisseur de messagerie, banques, attaques informatiques), de même que pour ses auxiliaires (art. 101 al. 2 CO). Si sa responsabilité est néanmoins engagée, elle est limitée, pour l’ensemble des dommages d’une année civile, aux redevances effectivement payées par le client durant les douze mois précédant l’événement dommageable, et à zéro pour un forfait gratuit ou offert. Sont réservées la responsabilité pour dol et faute grave (art. 100 al. 1 CO) ainsi que les autres dispositions impératives, notamment en cas d’atteinte à la vie, à l’intégrité corporelle ou à la santé et selon la loi fédérale sur la responsabilité du fait des produits (LRFP). Toute réclamation doit être notifiée par écrit dans les 60 jours suivant la connaissance du dommage ; une erreur de calcul, de numérotation ou de TVA d’un document découverte seulement lors du bouclement des comptes peut être signalée dans les six mois suivant l’émission du document. Les cas de force majeure sont réglés au chiffre 27.

12. Service fourni en l’état

Le service est fourni « en l’état » et « selon disponibilité », sans garantie d’absence d’erreur ni d’adéquation à un usage particulier. Les pages commerciales, la documentation et les messages publicitaires décrivent le service ; ils ne constituent ni une garantie ni un engagement de résultat, seules les présentes conditions faisant foi. L’Exploitant peut faire évoluer, restreindre ou retirer des fonctions, et suspendre l’accès sans préavis en cas de risque de sécurité, d’usage abusif ou de défaut de paiement. Il peut recourir aux sous-traitants de son choix (hébergement, paiement, messagerie, protection anti-robots), selon le chiffre 26.

13. Garantie du client

Le client garantit l’Exploitant et le relève de toute prétention, amende, frais et dépens, y compris les frais d’avocat raisonnables, émanant de ses clients, d’autorités ou d’autres tiers en lien avec les documents émis, les données traitées ou l’utilisation du service par ses utilisateurs, ou avec une violation des présentes conditions.

14. Cotisations des membres et paiements au club

Les cotisations et autres factures émises par le club à ses membres sont payées directement au club : sur son compte bancaire au moyen de la QR-facture, ou par TWINT auprès du prestataire de paiement choisi et contracté par le club lui-même. Clubby et l’Exploitant ne sont ni partie à ces paiements, ni intermédiaire financier, ni dépositaire de fonds ; ils n’encaissent jamais l’argent des membres. Le club est seul responsable de son contrat avec son prestataire de paiement, des frais de celui-ci, du rapprochement des paiements et des remboursements à ses membres. L’abonnement Clubby du club, réglé par Stripe selon le chiffre 3, est indépendant de ces paiements.

15. Résiliation de l’abonnement

Le client peut résilier son abonnement payant à tout moment dans l’application (Abonnement → « Résilier mon abonnement », en deux clics) ou depuis le portail de paiement. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée ; jusqu’à cette date, l’accès reste complet. Les montants payés ne sont pas remboursés, ni en totalité ni au prorata de la période restante. La résiliation peut être annulée jusqu’à la date de fin. Elle est confirmée par e-mail. À la fin de la période, l’accès est fermé et les données sont conservées trente jours, puis supprimées selon le chiffre 16.

16. Suppression du compte et des données

Un utilisateur peut demander la suppression de son compte, et un administrateur celle de la société entière, depuis l’application (Mon compte et sécurité → Données personnelles) ; l’Exploitant exécute la demande après vérification de son auteur. L’accès est alors fermé et toutes les sessions sont terminées. Une archive des données est conservée hors ligne pendant un délai de grâce de quatorze jours (réglable par l’Exploitant entre 1 et 90 jours) ; pendant ce délai, le compte peut être restauré sur demande adressée à l’Exploitant. Au terme du délai, les données et l’archive sont définitivement supprimées, sans restauration possible ; elles peuvent subsister dans les sauvegardes jusqu’à leur rotation normale. Le client exporte auparavant les factures et pièces qu’il est tenu de conserver (chiffre 6). L’Exploitant conserve pendant dix ans ses propres pièces comptables relatives à l’abonnement (forfait, paiements, identifiants de paiement), une trace minimale de la fermeture (nom du compte, dates, auteur de la demande) et ses journaux de sécurité selon leur durée de rétention. Aucun montant payé n’est remboursé.

17. Fin du contrat par l’Exploitant

L’Exploitant peut ne pas renouveler le contrat et y mettre fin à l’échéance de la période payée, sans préavis ; l’accès aux exports reste ouvert pendant une période raisonnable après la fin du contrat. En cas d’utilisation abusive ou contraire aux présentes conditions (notamment les usages interdits du chiffre 24, fraude, atteinte à la sécurité, contenus illicites ou non-paiement), l’Exploitant peut, selon la gravité, adresser un avertissement, suspendre tout ou partie de l’accès ou résilier le contrat avec effet immédiat ; en cas de risque pour la sécurité ou de violation manifeste du droit, il peut agir sans avertissement préalable. Les montants dus restent dus et aucun remboursement n’est dû, sous réserve du droit impératif.

18. Transfert de l’exploitation

L’Exploitant peut transférer à tout moment, en tout ou partie, l’exploitation du service, le présent contrat et les données nécessaires à sa poursuite à une autre entité, notamment une société liée ou un repreneur (vente, fusion, réorganisation). Le client y consent d’ores et déjà (cession anticipée du contrat). Il en est informé par e-mail ou par un avis dans l’application, si possible au moins 30 jours à l’avance. Le repreneur reprend les obligations de l’Exploitant, notamment en matière de protection des données (nLPD). Si le repreneur transfère l’hébergement des données hors de Suisse ou réduit de manière importante leur niveau de sécurité, le client peut résilier le contrat avec effet immédiat et exporter ses données ; par dérogation au chiffre 15, la part non utilisée de la période déjà payée lui est alors remboursée.

19. Accès de l’Exploitant aux données

Pour le support, la sécurité et le respect de la loi, l’Exploitant peut consulter les données des clients au moyen d’un compte d’administration dédié. Ces accès sont limités à ce qui est nécessaire, chaque consultation est journalisée (date, société, objet consulté) et ce journal ne peut pas être modifié ni effacé depuis l’application.

20. Modification des conditions

L’Exploitant peut modifier les présentes conditions. Toute modification substantielle est annoncée au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, par e-mail aux administrateurs des sociétés clientes et par un avis dans l’application ; la nouvelle version, sa date d’entrée en vigueur et les versions précédentes sont publiées sur cette page. Une modification purement rédactionnelle, ou imposée par la loi ou par une autorité, peut entrer en vigueur plus tôt. Le client qui refuse une modification peut résilier son abonnement avant la date d’entrée en vigueur ; la résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée et les conditions antérieures continuent de s’appliquer jusqu’à cette date. La nouvelle version est acceptée par l’administrateur de la société dans l’application (chiffre 23) ; à défaut, la poursuite de l’utilisation après la date d’entrée en vigueur vaut acceptation.

21. Droit applicable et for

Le droit suisse est applicable, à l’exclusion des règles de conflit de lois. Sous réserve des fors impératifs, le for exclusif est au siège de l’Exploitant indiqué dans les mentions légales.

22. Nullité partielle

Si une clause, notamment une limitation de responsabilité, est déclarée nulle ou inapplicable, elle est remplacée par la clause valable la plus proche de l’intention des parties, en particulier par la limitation de responsabilité la plus étendue admise par le droit applicable ; les autres clauses restent en vigueur.

23. Acceptation et preuve

Les présentes conditions sont acceptées à l’inscription au moyen d’une case à cocher obligatoire, puis, à chaque nouvelle version, par l’administrateur de la société dans l’application. Chaque acceptation est enregistrée avec la société, l’utilisateur, la version, une empreinte numérique (SHA-256) du texte accepté dans les quatre langues, la date et l’heure ainsi que l’adresse IP masquée. Cet enregistrement fait foi entre les parties, sauf preuve du contraire. Toutes les versions publiées restent consultables sur cette page.

24. Usages interdits

Il est interdit d’utiliser le service pour envoyer des messages non sollicités (spam), pour commettre ou faciliter une fraude, notamment fiscale, pour émettre des documents fictifs ou trompeurs, pour usurper l’identité d’autrui, pour traiter des contenus illicites, pour contourner les limites du forfait ou les mesures de sécurité, pour copier, extraire massivement ou décompiler le logiciel, pour partager un compte en dehors de l’organisation du client, ou pour surcharger volontairement le service. En cas de violation, l’Exploitant procède selon le chiffre 17.

25. Propriété des données et réversibilité

Le client reste propriétaire de ses données et de ses documents. Il accorde à l’Exploitant, pour la durée du contrat, puis du délai de grâce et de la rotation des sauvegardes, une licence non exclusive et gratuite limitée à ce qui est nécessaire pour héberger, traiter, sauvegarder, sécuriser et transmettre ces données afin de fournir le service et de respecter la loi ; l’Exploitant ne les utilise à aucune autre fin. Pendant toute la durée du contrat, y compris avec le forfait gratuit, le client peut exporter ses données dans des formats courants (CSV, JSON, PDF et archive ZIP complète) ; après la fermeture du compte, pendant le délai de grâce, en demandant sa restauration (chiffre 16). L’Exploitant ne garantit pas la reprise de ces fichiers dans un autre logiciel.

26. Traitement des données pour le compte du client

Pour les données des clients, débiteurs et autres personnes que le client saisit dans l’application, le client est responsable du traitement et l’Exploitant agit comme sous-traitant au sens de l’art. 9 nLPD (et, lorsqu’il s’applique, de l’art. 28 RGPD). L’Exploitant traite ces données uniquement pour fournir le service, selon les présentes conditions et les instructions du client données par l’utilisation de l’application ; il impose la confidentialité aux personnes autorisées, applique les mesures de sécurité du chiffre 10, informe le client dans les meilleurs délais d’une violation de la sécurité des données, l’assiste raisonnablement pour répondre aux demandes des personnes concernées et supprime les données à la fin du contrat selon le chiffre 16. Le client autorise le recours aux sous-traitants indiqués dans la politique de confidentialité (notamment l’hébergement en Suisse et l’envoi des e-mails) ; tout nouveau sous-traitant est annoncé selon la procédure du chiffre 20, et le client qui le refuse peut résilier. Les données restent hébergées en Suisse.

27. Force majeure

Aucune partie ne répond de l’inexécution de ses obligations causée par un événement hors de son contrôle raisonnable, notamment catastrophe naturelle, guerre, terrorisme, épidémie, décision d’une autorité, panne générale d’électricité ou de télécommunications, défaillance majeure de l’hébergeur ou attaque informatique d’ampleur exceptionnelle. Les obligations concernées sont suspendues pendant la durée de l’événement, sans indemnité. Si l’interruption dure plus de trente jours, chaque partie peut résilier le contrat avec effet immédiat.

28. Langue

Les présentes conditions sont rédigées en français, en allemand, en italien et en anglais. En cas de divergence entre ces versions, la version française fait foi.

29. Propriété intellectuelle

Le logiciel Clubby, sa marque, son interface, ses textes et ses éléments graphiques sont la propriété de l’Exploitant, titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle, qui exploite également le service. Le client reçoit un droit d’utilisation non exclusif et non transférable, limité à la durée de son abonnement et à l’utilisation normale du service ; aucun autre droit n’est cédé. Les données et documents saisis par le club et ses membres restent la propriété du club. Un club ne voit jamais les données d’un autre ; un membre ne voit que son propre espace.

30. Paiement, résiliation, rétractation et codes promotionnels

Paiement — Les paiements sont traités par Stripe ; l’Exploitant ne reçoit ni ne conserve les données de carte. Si le paiement d’un renouvellement échoue, l’accès est maintenu pendant un délai de grâce de 7 jours, puis suspendu jusqu’au paiement.

Résiliation — L’abonnement peut être résilié à tout moment dans Mon compte › Abonnement ou dans l’espace client de Stripe. La résiliation prend effet à la fin de la période payée en cours ; l’accès reste complet jusqu’à cette date. La période en cours n’est pas remboursée, sauf rétractation selon la clause « Rétractation » ci-dessous. L’abonnement peut être repris jusqu’à la date de fin.

Rétractation — Lorsque l’Exploitant le propose au moyen d’un code promotionnel dédié communiqué à l’inscription, le client peut se rétracter dans les 30 jours suivant le premier paiement, depuis Mon compte › Abonnement › Me rétracter. Ce paiement est remboursé intégralement sur le moyen de paiement utilisé, par l’intermédiaire de Stripe ; l’abonnement est arrêté immédiatement et l’accès prend fin. La rétractation n’est possible qu’une fois par client.

Codes promotionnels — Sauf mention contraire, les codes promotionnels sont réservés aux nouvelles inscriptions, pour la durée, les forfaits, la période de validité et le nombre d’utilisations indiqués. Ils ne se cumulent pas et ne sont pas échangeables contre de l’argent. L’Exploitant peut désactiver un code à tout moment ; les avantages déjà acquis restent dus.

Dernière mise à jour : 28 octobre 2026 (version 2026-10-28 : Clubby 1.8.0 — chiffre 14 « Cotisations des membres et paiements au club », sauvegarde quotidienne chiffrée chez l’hébergeur réglable, Infomaniak par défaut, 7 jours). · Version 2026-10-28